Bestuursverslag

Bestuursverslag

Actium is een woningcorporatie, die ook in 2017 met hart en ziel heeft gewerkt aan haar missie: betaalbaar en goed wonen voor onze klanten, in de stad en op het platteland, nu en later!

Werkgebied
Wij zijn trots op ons werkgebied, dat zich uitstrekt van Zuidoost Friesland tot Zuidwest, Midden en Noord Drenthe. Wij verhuren in dit groene hart rond de 16.000 woningen verspreid over 70 woonplaatsen in de gemeenten Assen, De Wolden, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Noordenveld, Ooststellingwerf en Westerveld.

Kernwaarden
In de organisatie staat de klantvraag centraal, zijn we trots op wat we doen en voelen we ons betrokken bij onze huurders. We bouwen aan een ondernemende organisatie, waarin we leren, altijd streven naar verbetering en waarin we effectief en efficiënt ons werk doen.

Onze huurder komt bij ons om goed te wonen, met woonplezier, in een heel huis en in een schone en veilige buurt. We bieden keuzes en denken niet voor, maar praten met de klant. Wij zijn ons er van bewust dat wij in een primaire levensbehoefte voorzien. Wij zijn betrokken bij onze klanten en partners.

We laten ons leiden door vijf kernwaarden:

  • Vraag van de klant is leidend: We denken niet voor de klant, maar praten met de klant.
  • Bevlogen en betrokken: We zijn trots op wat we doen, voelen ons verwant met onze klanten en staan open voor dialoog.
  • Ondernemend: We leren van onze fouten, hebben lef en de blik vooruit!
  • Excellent: We streven altijd naar verbetering, zijn betrouwbaar in wat we zeggen en doen.
  • Efficiënt en effectief: We zijn kostenbewust en zuinig op maatschappelijk geld.

Stichting
Actium is een stichting. De stichting is als toegelaten instelling uitsluitend werkzaam op het gebied van de volkshuisvesting. Actium heeft één verbinding, te weten Dingspel Assen B.V.. Ons aandeel n deze verbinding bedraagt 66,66%. Meer informatie over de verbinding vindt u in paragraaf 9.9 van dit jaarverslag.

Taak en werkwijze bestuurder
De bestuurder van Actium is belast met het besturen van de organisatie. In die rol is zij verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de financiering, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaatontwikkeling. De bestuurder legt hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen. Bij de vervulling van haar taak richt de bestuurder zich naar het belang van de organisatie in het licht van haar doelstelling en de met haar verbonden onderneming. Ze weegt daartoe de in aanmerking komende belangen af van de bij de organisatie betrokkenen. In 2016 is de bestuurder herbenoemd voor de periode van vier jaar. Een uitgebreide taak en werkwijze van de rollen en verantwoordelijkheden van de bestuurder van Actium zijn vastgelegd in een bestuursreglement. 

Good Governance
Wij onderschrijven het belang van een deugdelijk ondernemingsbestuur, dat integer en transparant handelt, waar goed toezicht op wordt gehouden en dat verantwoording aflegt over het gevoerde toezicht. Voor de inrichting van het ondernemingsbestuur volgen we de Woningwet 2015 en de Governancecode voor woningcorporaties. Deze code passen we toe en de beginselen worden in hoofdlijnen onderschreven. Een overzicht van alle geldende bepalingen, en de toepassing daarvan, is opgenomen op onze website.

In 2017 hebben we het ‘reglement financieel beleid en beheer’ aangepast naar aanleiding van de Veegwet die per 1 juli 2017 is ingegaan. Ook is het ‘definitieve scheidingsvoorstel daeb/niet-daeb’ herijkt en opnieuw vastgesteld/goedgekeurd door de RvC. Beide documenten zijn beoordeeld en goedgekeurd door de Autoriteit Woningcorporaties.

Prestatieafspraken
In 2017 hebben wij met alle gemeenten in ons werkgebied en onze huurdersorganisatie MEVM prestatieafspraken gemaakt voor 2018. Meer dan ooit is de bijdrage van Actium aan de  volkshuisvestelijke doelstellingen in iedere gemeente afgestemd op de lokale behoefte.

Extern toezicht

Beoordeling Waarborgfonds Sociale Woningen
Het Waarborgfonds Sociale Woningen (WSW) hanteert met ingang van 2015 een nieuw risicobeoordelingsmodel voor corporaties, waarin niet alleen de “harde” financiële cijfers, maar ook de “zachte” businesskant aan bod komt. Het model bestaat uit vierentwintig vragen, verdeeld over zeven aandachtsgebieden. Het WSW heeft haar risicobeoordeling van Actium in het eerste kwartaal van 2017 uitgevoerd. Uit deze beoordeling komt naar voren dat Actium financieel gezond is. Er zijn geen materiële risico’s naar voren gekomen, die wij niet ook al hebben onderkend en waar wij aan werken.  Op 4 juli 2017 heeft het WSW een borgbaarheidsverklaring voor Actium afgegeven.

Governance inspectie Autoriteit wonen (Aw)
De Aw ziet een goed functionerende governance als de belangrijkste waarborg voor het goed presteren op de overige toezichtsterreinen. De jaarlijkse Governance inspectie vond plaats op 14 november 2017. In dit gesprek heeft de Autoriteit  de governance bij Actium als voldoende gewaardeerd. Het advies van de Aw om invulling te geven aan een meer onafhankelijk gepositioneerde controllerfunctie, hebben wij ter harte genomen. Per 1 april 2018 start de nieuwe business controller.

Risicomanagement
Actium is van oudsher een risicomijdende corporatie. Dat is zichtbaar in onze huidige gezonde financiële positie. Wij proberen risico’s zoveel mogelijk te beperken, mits de (kosten van de) beheersmaatregelen in een gezonde relatie staan tot de hoogte van de mogelijke risico’s. Het risicomanagementbeleid is in 2016 opgesteld en goedgekeurd. Vanaf dat moment is risicomanagement ingebed in de reguliere planning- en controlcylcus. In hoofdstuk 11 van dit jaarverslag gaan we nader in op de belangrijkste risico’s en ons risicomanagement.

Vermogenspositie Actium
Onze vermogenspositie wordt voor een groot deel bepaald door de waarde van de activa. Sinds 2016 zijn de activa van Actium gewaardeerd tegen actuele waarde. Ondanks deze waarderingsgrondslag die woningcorporaties verplicht moeten toepassing bij de waardering van de materiële vaste activa in de jaarrekening, sturen wij intern op beleidswaarde. In hoofdstuk negen vindt u een nadere toelichting op de verschillende waarderingsmethoden en –grondslagen, de analyse van de verschillen en een overzicht van de opbouw van het eigen vermogen van Actium in relatie tot de verschillende waarderingen.

Terugblik 2017

Afronding ondernemingsplan
Ons ondernemingsplan ‘Met minder meer toekomst’ liep in 2017 af. Dit ondernemingsplan kwam tot stand in een roerige tijd. Een tijd waarin het werkveld van corporaties behoorlijk werd versmald door de overheid en we kritische keuzes moesten maken over onze dienstverlening, onze manier van werken en onze organisatie. Ons ondernemingsplan, waarin we onze idealen met de noodzakelijke realiteitszin wisten te combineren, heeft ons door die roerige tijd geholpen. Daar zijn we trots op én kunnen we mee verder.

Betaalbaarheid
Zorgen voor betaalbare woningen stond en staat nog steeds prominent op onze agenda. We hebben daarom voor de meeste huurders in 2017 geen huurverhoging doorgevoerd. Om de huren ook voor nieuwe klanten betaalbaar te houden, verlaagden we de streefhuren. Met een intensieve begeleiding voorkwamen we bovendien nóg meer ontruimingen dan voorheen.

Duurzaamheid
Omdat we weten dat energieverbruik een grote kostenpost is van een gemiddeld huishouden, streven we bij nieuwbouw naar een EPC van 0.0. Ook brengen we lage temperatuur verwarming aan in al onze nieuwbouw. Daarnaast hebben we met name in Assen een grote slag gemaakt in het vernieuwen en verduurzamen van onze verouderde voorraad. Dit hebben we niet alleen vóór maar ook mét onze bewoners gedaan.

Klanttevredenheid
De klanttevredenheid over 2017 is gemiddeld 7,6. In 2018 gaan we volgens een andere methodiek meten, zodat we waar nodig nog beter kunnen anticiperen en verbeteren.

Organisatieontwikkeling
De implementatie van Empire, ons nieuwe computersysteem, heeft veel tijd en energie gekost maar is dan ook zonder noemenswaardige gevolgen voor onze  klanten verlopen. Daarmee hebben een van onze belangrijke risico’s in 2017 goed weten te beheersen en hebben we door de wijze waarop we het proces hebben vormgegeven  weer een goede stap gezet in onze organisatieontwikkeling.

We hebben in 2017 het ‘Beste Werkgevers Keurmerk’ behaald! De waardering van onze medewerkers over het werken bij Actium uit zich in drie sterren, het maximaal haalbare. Met deze score mogen we ook meedoen voor de ‘beste werkgever award’.

Scherpte opzoeken
Waar we nog een verbetering kunnen laten zien is in het nog realistischer begroten. Dit doen we over het algemeen voorzichtig. Dat is in principe goed,  maar we kunnen zeker meer en vaker de scherpte opzoeken. Het financieel resultaat valt veel positiever uit dan begroot. Dit geldt in ieder geval voor de verkopen die zowel qua aantallen als qua opbrengst boven de begroting en taxatiewaardes zitten. Positief is dat we in 2017 geen saneringsbijdrage hoefden te betalen en dat we er in zijn geslaagd om onze bedrijfslasten verder te verlagen tot onder onze begroting.

Definitief scheidingsvoorstel
In 2017 is het definitieve scheidingsvoorstel goedgekeurd door de Autoriteit woningcorporaties (Aw). We kiezen voor een administratieve scheiding van onze niet-daeb-activiteiten. De reden hiervoor ligt in het geringe niet-daeb-bezit. Er is geen sprake van eenmalige overheveling vanuit de daeb-tak naar de niet-daeb-tak.

Vooruitblik 2018

Strategische koers 2018-2021
We blijven continu werken aan ‘een thuis voor onze huurders, nu en in de toekomst’. De leidraad daarvoor hebben we vastgelegd in onze strategische koers 2018-2021. Een koers die past bij de organisatie die we zijn geworden. Een organisatie die verantwoordelijkheid durft te nemen en in staat is om professioneel met speelruimte om te gaan. Onze strategische koers 2018-2021 is daarmee een kompas, dat richting geeft aan de keuzes die we maken en de activiteiten die we uitvoeren. Zoals we willen werken, zo maakten we de koers. Met oog voor ieder mens, duurzaam en vernieuwend. Samen met medewerkers, huurders(organisatie) en samenwerkingspartners kreeg de inhoud in 2017 vorm en kleur.

Met zowel het proces van de strategische koers als die van de prestatieafspraken hebben we invulling gegeven aan het vergroten van de betrokkenheid van onze belanghouders, een van de aandachtspunten in ons visitatierapport.

Online dienstverlening
Eind 2017 hebben we de eerste concrete voorbereidingen getroffen om online dienstverlening voor onze huurders mogelijk te maken. Dit resulteert in de loop van 2018 in een interactieve website. Naast modernisering van en transparantie in onze dienstverlening voor huurders, leidt dit ook tot efficiëntere en duidelijkere interne werkprocessen, kennis- en communicatiestromen.

Privacy wetgeving
In mei 2018 wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het afgelopen jaar hebben we ons hierop voorbereid, met een helder beleidskader als ankerpunt. Naast concrete technische en organisatorische maatregelen is er de nodige aandacht voor het bewustzijn op eigen gedrag binnen onze organisatie en bij onze partners/leveranciers. Voor 2018 blijft dit logischerwijs een organisatievraagstuk met prioriteit.

Ziekteverzuim
Met een lichte zorg kijken we naar de ontwikkeling van ons ziekteverzuim. Het betreft veelal langdurig verzuim. We zien echter ook dat een deel van het verzuim wordt veroorzaakt  door psychische, niet werkgerelateerde klachten. Hoewel we weten dat hier vaak een aantal problemen tegelijkertijd speelt,  zijn we alert. Het sterkt ons in ieder geval in ons besluit om een vitaliteitsbudget toe te voegen aan de secundaire arbeidsvoorwaarden. 

Tegenstrijdige belangen
Ons beleid is er op gericht dat elke vorm van belangenverstrengeling wordt vermeden. In het verslagjaar heeft zich op geen enkele wijze enige vorm van belangenverstrengeling van de bestuurder voorgedaan.

Bestuursverklaring
Als directeur-bestuurder van Actium verklaar ik dat alle uitgaven in het boekjaar 2017 in het belang van de volkshuisvesting zijn gedaan (conform artikel 36 Woningwet 2015).

Assen, juni 2018

Elles Dost
Directeur-bestuurder