Interne organisatie

10.1. Organisatieontwikkeling

Onder organisatieontwikkeling verstaan wij het continue groeiproces dat onze medewerkers doormaken, zodat we onszelf en onze dienstverlening steeds blijven verbeteren en daarmee een toekomstbestendige organisatie blijven.

10.1.1. De weg naar een nieuwe strategische koers

Het Ondernemingsplan 2013-2017 was een logisch vertrekpunt voor onze nieuwe strategische koers 2018-2021. We vroegen medewerkers en samenwerkingspartners (zoals gemeenten en MEVM) welke thema’s zij de komende jaren belangrijk vinden voor Actium. Dit leidde tot meer dan 200 ideeën; groot en klein, van visie tot concrete activiteit, van behoudend tot radicaal. Dit was de basis voor een programma waarin we ons verdiepten in actualiteiten en ontwikkelingen van de belangrijkste thema’s. Gedurende een aantal maanden organiseerden we ons eigen filmhuis, gingen we met maatschappelijke partners naar de bioscoop en zochten verdieping met een filosoof over fundamentele vraagstukken. We organiseerden themabijeenkomsten over duurzaamheid, over wonen, welzijn en zorg, over statushouders en over langer zelfstandig thuis wonen. We dronken koffie met 150 trouwe huurders en vroegen hen wat zij belangrijk vinden. Zo lieten we ons op een vernieuwende manier inspireren. Met elkaar en met onze omgeving bespraken we veel uitdagingen en dilemma’s.

De opbrengst van alle bijeenkomsten en gesprekken vertaalden we in een vrij abstracte strategische koers. Een koers die houvast biedt, maar ook voldoende ruimte geeft om mee te bewegen met de wereld om ons heen. Zo kunnen we goed inspelen op ontwikkelingen en veranderingen. De vertaling toetsten we bij onze raad van commissarissen (rvc), medewerkers en samenwerkingspartners. Dat bracht nog meer scherpte. Uiteindelijk resulteerde dit in een gedragen strategische koers die al ‘leeft’, nog voordat deze daadwerkelijk van kracht is.

De manier waarop deze strategische koers is ontstaan, is gelijk aan de manier waarop we (willen) werken; met oog voor ieder mens, duurzaam en vernieuwend. Cultuurelementen die een cruciale rol speelden in dit proces zijn vertrouwen en betrokkenheid vanuit het management, ruimte geven aan kwaliteiten van medewerkers, samenwerken met collega’s en ons netwerk en lef om het anders te doen. 

10.1.2. Het waardevolle gesprek

Binnen Actium voerden we op vrij traditionele wijze onze functioneringsgesprekken. Leidinggevende en medewerker hadden drie keer per jaar een gesprek; een planningsgesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek. Aan de beoordeling werd vervolgens een gedifferentieerde beloning gekoppeld. Vanuit diverse leidinggevenden, medewerkers en de Ondernemingsraad kwam de wens om dit te veranderen. Met de komst van de Strategisch koers past ook hier een minder voorgeschreven manier; geen dichtgetimmerd plan met voorgeschreven contactmomenten, maar een continue dialoog tussen leidinggevende en medewerker. Samen met een aantal medewerkers en leidinggevenden benoemden we kaders en uitgangspunten hiervoor; gericht op talenten, persoonlijke ontwikkeling en vitaliteit, gesprekken op eigen initiatief en een duidelijke koppeling tussen de organisatiedoelen en je eigen werk. Vanaf 2018 starten we met dit waardevolle gesprek.

10.1.3. Inspelen op toekomstige ontwikkelingen

In 2017 voerden leidinggevenden een aantal gesprekken met elkaar over (mogelijke) toekomstige ontwikkelingen in ons werk. Gewijzigde wetgeving, automatisering en veranderingen in samenwerking met partners kan invloed hebben op ons werk en de competenties die nodig zijn om het werk uit te voeren. Door (onzekere) ontwikkelingen met enige regelmaat met elkaar te delen, kunnen we tijdig anticiperen op de kwaliteit en kwantiteit van ons personeelsbestand. Onze Ondernemingsraad betrekken we vroegtijdig in dit soort ontwikkelingen, zodat we een toekomstbestendige organisatie blijven, met oog voor ieder mens.

10.1.4. Beste werkgever

We zijn door Effectory uitgeroepen tot 3 *** werkgever; de hoogste score in het Beste Werkgeversonderzoek! Met trots presenteren wij dit keurmerk op onze website. De waardering over het werken bij Actium uit zich in drie sterren, het maximaal haalbare. Het keurmerk is gebaseerd op zes elementen: werkgeverschap, organisatietrots, organisatierichting, waardering, werktrots en het benutten van talent. We scoren op deze onderdelen een 7,7, terwijl gemiddeld in onze sector een 7,13 gescoord wordt.

10.1.5. Crisismanagement

Wij vinden het belangrijk om snel en adequaat de kunnen handelen bij calamiteiten. Daarom besteedden we in 2017 aandacht aan de doorontwikkeling en borging van ons crisismanagementbeleid. In dat kader organiseerden we een kennisbijeenkomst voor medewerkers over crisisbewustzijn, werkten we de uitgangspunten voor onze crisismanagementsorganisatie verder uit, haalden we ervaringen op bij collega-corporaties en voerden we verkennende gesprekken met mogelijke (samenwerkings)partners tijdens een crisis.

10.2. Personeel

Wie werkten er in 2017 bij Actium en welke gebeurtenissen deden zich voor? Wij hebben de belangrijkste cijfers en gebeurtenissen op een rij gezet.

10.2.1. Werkgelegenheid

Op 31 december 2017 hadden we 157 medewerkers (143,03 fte) in dienst. Gemiddeld bedroeg het personeelsbestand over 2017 148,94 fte, en lag daarmee 0,58 fte boven het begrote aantal fte’s)

Het aantal medewerkers laat ten opzichte van 2016 een daling zien.  Toen stond de teller op 169 medewerkers (153,06 fte). Wij verwachten dat het personeelsbestand in 2018 groeit, omdat eind 2017 nog een aantal vacatures openstaat.

In 2017 accepteerden drie medewerkers een baan buiten Actium. In 2017 hadden we 11 vacatures. Vijf vacatures zijn via interne werving door eigen medewerkers ingevuld. Dit betrof zowel horizontale als verticale doorstroom. Dit verklaart waarom er meer vacatures waren dan er medewerkers uit dienst gingen. Voor vier vacatures zochten we ook buiten Actium. Hiervoor maakten we gebruik van onze eigen website, de Noordelijke Dagblad Combinatie, Loopbaaninitiatief, Noorderlink en ons eigen netwerk (o.a. social media). Drie vacatures waren op 31 december 2017 nog niet ingevuld.

10.2.2. Stages, opleidings- en werkervaringsplaatsen

Om te zorgen voor voldoende opleidingsplaatsen in de bouw, sloten we samen met zes andere corporaties (Domesta, Lefier, Woonservice, De Volmacht, Woonborg en Woonconcept) in het voorjaar van 2010 het convenant ‘Afspraak = afspraak’ met het OCB in Ruinen, het Alfa-college in Hoogeveen en het Drenthe College in Emmen. In 2017 volgden twee leerlingen een praktische opleiding binnen onze afdeling serviceonderhoud.

In 2017 hadden we zeven stagiaires van verschillende opleidingsniveaus. Ze liepen hun stages bij verschillende disciplines, onder andere bij strategie & beleid, planmatig onderhoud, financiën en ICT. Daarnaast deden meerdere studenten van het middelbaar onderwijs een snuffelstage bij Actium voor het maken van de keuze voor een studierichting.

In het sociaal akkoord van 2013 zijn afspraken gemaakt over het creëren van extra banen voor mensen met een arbeidsbeperking; de zogenaamde banen-afspraak-banen. Invulling van reguliere vacatures leidde in 2017 niet tot inzet van mensen met een arbeidsbeperking. Wel gaven we op andere manieren invulling aan de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Zo boden we in 2017 werkervaringsplaatsen aan deze doelgroep. Daarnaast maken we gebruik van diensten van partijen die veelvuldig gebruik maken van mensen met een arbeidsbeperking (social return on investment).  

10.2.3. Opleidingen

In 2017 is voor € 164.000 besteed aan opleidingen. Hiervan is € 17.000 bekostigd vanuit het individuele loopbaanbudget dat iedere medewerker in mag zetten voor zijn of haar persoonlijke ontwikkeling. Er werd een groot aantal opleidingen gevolgd waarin kennis en vaardigheidstraining centraal stonden. Daarnaast kregen enkele medewerkers externe coaching.

Vanuit het Samenwerkingsverband Noord Nederland (SNN) is € 1,7 miljoen subsidie beschikbaar gesteld om een aantal specifieke uitdagingen op de arbeidsmarkt het hoofd te bieden. De subsidie is bedoeld voor het inzetbaar houden en maken van personeel door scholing. In 2017 deden wij een beroep op deze subsidie voor de opleidingen van een aantal medewerkers. Actium heeft een subsidie van € 33.000 ontvangen.

10.2.4. Jubilea

In 2017 waren er zeven jubilerende medewerkers. Vijf van hen vierden het 12,5 jarig jubileum en twee het 40-jarig jubileum.

10.2.5. Ziekteverzuim

Het ziekteverzuimpercentage bedroeg 4,95% over 2017. Dit betekent een stijging van 0,95% ten opzichte van het voorgaande jaar. Het verzuim wordt vooral bepaald door langdurig, niet arbeid gerelateerd, verzuim. Dit is te zien in de ziekteverzuimverdeling; ruim 3,55% is langer dan een maand ziek.

10.2.6. Nieuwe secundaire arbeidsvoorwaarden

In 2017 stelden we samen met onze Ondernemingsraad onze secundaire arbeidsvoorwaarden voor de periode 2018-2021 vast. Het belangrijkste uitgangspunt hierbij was onze nieuwe strategische koers. We toetsten bestaande arbeidsvoorwaarden aan de drie pijlers; met oog voor ieder mens, duurzaam en vernieuwend. Zo stimuleren we onder andere duurzaam gedrag als het gaat om zakelijk verkeer, en hebben we meer oog voor samenwerking en waardering. Daarnaast bedachten we een aantal nieuwe arbeidsvoorwaarden, zoals het vitaliteitsbudget. Dit budget zetten medewerkers in om hun fysieke en/of mentale vitaliteit te vergroten. Omdat we vitaliteit als een gezamenlijke verantwoordelijkheid zien, betaalt de medewerker zelf de helft van de kosten.                          

10.2.7. Overige personeelsinstrumenten

  • In 10.1.3 noemden wij al het Waardevolle gesprek; het gesprek dat wij vanaf 2018 voeren in plaats van de gesprekken volgens de methodiek van Plannen en Evalueren. Plannen en Evalueren kent een koppeling tussen beoordelen en belonen. In 2017 krijgen medewerker voor de laatste keer een prestatieafhankelijke beloning.
  • In 2017 actualiseerden wij het verzuimbeleid. Het oude beleid dateerde nog uit 2008. Het nieuwe verzuimbeleid is meer in lijn gebracht met onze  huidige koers en leiderschapsstijl.  
  • In het kader van loopbaanontwikkeling benutten vier medewerkers de mogelijkheid om op tijdelijke basis bij collega-corporaties of andere organisaties ervaring op te doen via een detacheringsovereenkomst of een werkervaringsplaats.
  • In 2017 werden verschillende initiatieven ontplooid op het gebied van loopbaanontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Twaalf medewerkers stonden een dag stil bij hun duurzame inzetbaarheid of loopbaanontwikkeling tijdens de Kijk-op-Je-Loopbaan-Dag of het Loopbaanevent.  Daarnaast voerden meerdere collega’s een gesprek met de loopbaanadviseur van Loopbaaninitiatief.

10.2.8. Integriteit

Er is eind 2017 een anonieme melding gedaan van (het vermoeden van) een integriteitsmisstand. De melding is onderzocht en heeft geen onrechtmatigheden aan het licht gebracht.

10.3. Informatie en automatisering

10.3.1 Nieuw online Actium (NOA)

Na de invoering van het nieuwe geïntegreerde ERP-systeem op 9 januari 2017, is de nazorg in het eerste kwartaal van 2017 afgerond. Het project is op basis van een eindrapportage positief geëvalueerd en afgesloten. Het eindresultaat is conform het projectplan, op tijd en binnen budget opgeleverd. De invoering is naadloos en zonder problemen verlopen. Het kernsysteem als spil van onze automatisering is daarmee vernieuwd en voorbereid op de toekomst.

Modernisering dienstverlening
Eind 2017 troffen we de voorbereidingen voor de verdere modernisering van onze dienstverlening. Naast een klantvraagvolgsysteem en een kennisbank, kunnen onze huurders in de loop van 2018 ook online via een (persoonlijke) website een aantal zaken met ons regelen. De informatie-uitwisseling met de huurders, de mogelijkheden voor digitale service en onze dienstverlening worden hiermee sterk verbeterd.

We vroegen huurders mee te denken; wat willen ze wel en niet via de nieuwe website met Actium regelen. Een nieuw systeem vraagt nieuwe kennis en vaardigheden en veranderingen in interne processen en onderlinge samenwerking. Ook hier organiseerden we van binnenuit de verandering, in een samenwerking tussen teammanagers, medewerkers en adviseurs op het gebied van organisatieontwikkeling en communicatie. Een aantal collega’s ontwikkelde zich tot expert in het systeem en leerde vervolgens hun directe collega’s de nieuwe werkwijze.

Digitalisering poststromen
In 2017 zijn we gestart met de digitalisering van onze correspondentie naar de huurders. Deze vorm van verzending is goedkoper, eenvoudiger en draagt bij aan de duurzaamheid (minder papier). De huurder kan zelf kiezen om correspondentie digitaal of toch per post te ontvangen. De huurder kan de correspondentie na de invoering van onze nieuwe website ook via het huurdersportaal raadplegen. 

10.3.2. Benchmark en kostenontwikkeling ICT

In de afgelopen jaren hebben we gezorgd voor beter zicht en sturing op onze totale ICT-kosten. Met de NOA architectuur/projecten als pijler voor de beoogde omvorming, is ons ICT-landschap uitgebreid en vernieuwd. Parallel aan deze omvorming hebben we de uitgaven en kosten (zowel afschrijving als exploitatie) onder controle gebracht en verlaagd naar het gemiddelde kostenniveau binnen de corporatiebranche.

Ondanks dat voor de totale corporatiebranche sprake is van een stijging van 10% in de periode 2014 tot 2017, zijn we erin geslaagd de kosten te verlagen (-8%). Deze positieve kostenontwikkeling blijkt zowel uit de jaarlijkse wTCO benchmark waaraan ICT van Actium deelneemt als uit de Aedes benchmark.

10.3.3. Informatiebeveiliging en privacy van gegevens

Wij moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Dit geldt ook voor de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) die per 25 mei 2018 van kracht wordt. De AVG vervangt de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens. We hebben de zorg om te blijven voldoen aan de privacy- en beveiligingsvereisten vroegtijdig opgepakt. Het doel is te zorgen voor een samenhangende set van technische én organisatorische maatregelen ter beveiliging en bescherming van gegevens, met  een helder beleidskader als ankerpunt. Ons Informatiebeveiligingsbeleid is in 2016 geactualiseerd. Wij hanteren de Baseline Informatiebeveiliging Corporaties (BIC).

Concrete realisatie
Bij de realisatie van het implementatieplan is in 2017 onder meer gezorgd voor:

  • Het afsluiten van verwerkersovereenkomsten met partners/leveranciers;
  • Een adequate meldingsprocedure voor de afhandeling van een eventueel data-lek;
  • Bewustwording bij medewerkers in het gebruik van informatie;
  • De aanscherping van de logische toegangsbeveiliging van informatiesystemen;
  • Het uitvoeren een security scan/test door een extern bureau, met een positief resultaat;
  • Een privacy-scan met betrekking tot de aanwezige klantgegevens in systemen;
  • Het verwijderen van eventueel aanwezige BSN nummers en kopie ID-bewijzen;
  • Tenslotte hebben we de auditbevindingen van accountant Deloitte met betrekking tot de automatisering van Actium opgevolgd en afgerond.